Naar inhoud

Home Tools Acerta Tools Acerta Connect Employee Self Service (ESS) - Acerta Connect

Terug naar overzicht

Employee Self Service (ESS) - Acerta Connect

Iedere werkgever betaalt zijn medewerkers graag naar waarde. Volgens de gepresteerde uren en rekening houdend met gemaakte onkosten. Maar het manueel verwerken van aan- en afwezigheden en onkostennota’s is erg arbeidsintensief.

Leidinggevenden en hr-professionals besteden heel wat tijd aan het verzamelen, doorgeven en up-to-date houden van afwezigheidsgegevens of onkosten. Tegelijkertijd verwachten medewerkers snel antwoord op vragen over afwezigheid of een correct overzicht van hun resterende vakantiedagen.

Dat betekent een uitgebreide loonadministratie, maar een noodzakelijke voorwaarde voor de correcte berekening en uitbetaling van de lonen.

De module Employee Self Service – of kortweg ESS – biedt u de nodige hulp om deze administratieve werklast te verlichten.  

Hoe werkt het?

Met Employee Self Service kunnen medewerkers zelf afwezigheden aanvragen, onkostennota’s indienen of persoonsgegevens wijzigen. De aanvraag wordt goedgekeurd door bijvoorbeeld de hr-medewerker of de leidinggevende en u ziet meteen het resultaat in de kalender en de loonverwerking. Zo heeft u altijd een correct overzicht van de afwezigheden en de onkosten die in de loonverwerking opgenomen worden. De modules afwezigheden en onkosten aanvragen kunnen apart worden opgenomen.

Daarnaast kan u zelf de diverse rechten en rollen verdelen. Iedere ESS-gebruiker krijgt een unieke gebruikersnaam en wachtwoord. Dit zorgt voor een gecontroleerde toegang tot de gegevens. U kiest zelf de verantwoordelijke die bevoegd is om afwezigheidsaanvragen goed te keuren. Ook kan u per medewerker heel makkelijk een back-up of tijdelijke vervanger aanduiden.

Aangezien Acerta Connect een online payroll management tool is, moet er geen aparte software worden geïnstalleerd om ESS te gebruiken. Een simpele internetverbinding volstaat.

Met de module Employee Self Service slaat u dus 3 vliegen in één klap: de administratieve werklast vermindert aanzienlijk, de efficiëntie en productiviteit verhoogt én de betrokkenheid van medewerkers wordt versterkt. Een oplossing die werkt, want vandaag biedt al meer dan de helft van de bedrijven zijn medewerkers hr-self services aan. 

Aanvragen van afwezigheden

In de ESS-module worden de meest gebruikte afwezigheidsvormen standaard aangeboden. Denk hierbij onder andere aan ADV-dagen, overuren, anciënniteitsvakantie, klein verlet, ziekte, ongeval of moederschapsrust. U maakt vervolgens een selectie uit welke types afwezigheden uw medewerkers kunnen kiezen. Hiervoor past u de standaardlijst met bijbehorende codes eenvoudigweg aan of voegt u extra types afwezigheden toe. Om het gebruiksgemak nog meer te verhogen, hangt u aan de verschillende vormen van verlof een prioriteitenregeling. Hierdoor hoeven uw werknemers niet langer een keuze te maken tussen de verschillende types van afwezigheden maar geven ze eenvoudigweg verlof in. Zo verlopen alle afwezigheidsaanvragen steeds op maat van uw bedrijf.

De ESS-kalender is volledig gesynchroniseerd met de kalender in Acerta Connect. De afwezigheden van medewerkers zijn hierdoor meteen in de kalender van de payroll management tool zichtbaar en de saldi van de individuele tellers worden automatisch aangepast.

Ook kunnen uw medewerkers op elk moment zélf hun saldi raadplegen. Ze moeten hiervoor geen beroep meer doen op een hr-medewerker. De afwezigheidsgegevens zijn immers altijd up-to-date.  

Doorgeven van onkostennota’s

Met de ESS module kunnen uw medewerkers zelf onkostennota’s indienen, zoals kilometervergoeding of parkingtickets. De goedkeurder krijgt hiervan een melding en kan de aanvraag meteen goedkeuren. De onkosten verschijnen vervolgens automatisch met bijbehorende code in de loonelementen van de desbetreffende medewerker(s).

Ook hier kan u de standaard ESS-codes voor onkosten aanpassen of er nieuwe toevoegen. Zo kunnen uw kaderleden bijvoorbeeld gemaakte restaurantkosten ingeven, uw verkopers hun onkosten voor parking doorgeven en uw overige medewerkers een onkostennota voor hun kilometerverbruik indienen. U bepaalt steeds op maat en volgens de richtlijnen van uw bedrijf welke onkosten door welke medewerkers mogen worden ingegeven en wie ze goedkeurt.

Wijzigen van persoonsgegevens

Met de module persoonsgegevens, wijzigen uw werknemers zelf hun gegevens. Na goedkeuring stroomt de aangepaste informatie automatisch door naar Acerta Connect.

ESS-rapporten

Naast een eenvoudig ESS-beheer biedt de module Employee Self Service u ook extra rapporten in de rapporteringstool (Report Viewer) van Acerta Connect. Hiermee kan u uw ESS-beleid op elk moment haarscherp in kaart brengen.

  • Rechten en rollen:
    Binnen de ESS-module kan u medewerkers verschillende rechten en rollen toebedelen. Met dit bijbehorende rapport verliest u nooit het overzicht. Op heldere wijze wordt weergegeven welke gebruikers werden aangemaakt en welke rechten hen werden toegewezen.
  • Goedkeurder per werknemer:
    ESS geeft u ook de mogelijkheid om een rapport aan te maken over de goedkeurders en de bijbehorende back-up die per medewerker werden aangeduid. De verantwoordelijken voor de verlofaanvragen en de onkostennota’s worden hierin netjes opgelijst.

Vraag je gratis demo aan

Overtuigd van Acerta Connect en wil u de tool beter leren kennen? Onze specialisten zijn er voor u. Vraag uw gratis demo aan en ontdek hoe Acerta Connect uw loonadministratie maandelijks op wieltjes kan doen lopen.

Vraag je gratis demo aan

Contact
Personeelsbeleid
Aanwerven
Verlonen en belonen
Prestaties verbeteren
Ontslaan
Juridisch advies
HR in mijn bedrijf
Verplichtingen
Budget en steun
Groeien en internationaliseren
HR optimaliseren
Juridisch advies
Opleidingen
Klanteninformatie
Documenten
Publicaties
Aangiften
Infosessies
Nieuws
Tools
Acerta Tools
Berekeningen